Achiziție - Servicii de implementare a soluțiilor informatice de operațiuni bancare și de gestionare a resurselor corporative (licențe, servicii de implementare și servicii de garanție)

1. Cum se va asigura vizibilitatea și transferul stocurilor între locații diferite?
2. Intelegerea noastra cf cu CF. 1, este ca intreaga activitate este organizată la sediul BNM (o singura locatie de configurat in sistem)

... afișează tot conținutul

BNM dispune de câteva subdiviziuni (locații), iar stocurile sunt înregistrate în dependență unde sunt utilizate/stocate, iar soluția trebuie să prevadă posibilitatea mișcării acestora (cu asigurarea perfectării documentelor primare aferente pentru fiecare mișcare).

... afișează tot conținutul

1. Cum se definesc normele de consum, perioadele vară/iarnă și rutele intravilan/extravilan pentru aplicarea normelor diferențiate?

... afișează tot conținutul

Cerința respectivă este recomandabilă, iar în cazul în care sistemul prevede asemenea funcționalități, ar fi necesare următoarele posibilități tehnice:
Normele de consum sunt definite prin acte interne aprobate în funcție de tipul de resursă consumată (combustibil, energie, etc.) și de condițiile de utilizare. Aceste norme sunt diferențiate în funcție de: perioadele sezonale: vara și iarna se stabilesc de regulă prin intervale calendaristice fixe (ex: aprilie-septembrie pentru vară; octombrie-martie pentru iarnă), sau prin alte criterii stabilite intern.

Tipul de traseu: normele variază între intravilan (deplasări în interiorul localităților, cu consum specific redus) și extravilan (deplasări în afara localităților, cu consum mai mare, luând în calcul condiții de drum și distanțe).
Sistemul ERP trebuie să permită configurarea acestor norme ca parametri și să efectueze verificarea automată a consumului efectiv față de normativ, semnalând eventualele depășiri. La fel, trebuie sa permita casarea in dependenta de consumul efectiv inregistrat in baza calculatorului de bord.

... afișează tot conținutul

1. Cum este definit „începutul inventarierii” în cadrul organizației?
– Se referă la data și ora la care începe procesul efectiv de inventariere?
2. Se dorește ca operațiunile curente (intrări, ieșiri) să fie permise în timpul inventarierii?
– Dacă da, cum sunt tratate acestea în raport cu datele inventarierii?

... afișează tot conținutul

1. „Începutul inventarierii” este definit ca data și ora la care este inițiat procesul efectiv de inventariere. Începutul inventarierii poate (de regulă) să nu corespundă cu data/situația de referință a activelor, independent de mișcările ulterioare ale acestora (de exemplu, inventarierea începe pe data de 10 decembrie pentru activele conform situației din 01. Decembrie).

2. Da, se dorește ca să fie posibil ca operațiunile curente (intrări/ieșiri) să fie permise în timpul inventarierii (doar pentru anumite active/locuri de amplasare – activare la necesitate), astfel încât activitatea operațională să nu fie întreruptă. Pentru aceasta, sistemul ERP trebuie să permită gestionarea distinctă a acestor tranzacții, prin blocarea valorii de referință a stocului la momentul „înghețării” și înregistrarea ulterioară separată a mișcărilor curente, cu marcaj temporal. În etapa de reconciliere, se va putea compara stocul fizic cu cel „înghețat” ajustat cu operațiunile intervenite între momentul de referință și data finalizării inventarierii.

... afișează tot conținutul

1. Pentru ce tipuri de stocuri este necesară imprimarea etichetelor cu coduri de bare/QR?
2. Soluția trebuie să genereze aceste coduri sau doar să le citească?

... afișează tot conținutul

1. Imprimarea etichetelor cu coduri de bare/QR este necesară în special pentru imobilizările corporale, stocuri și bunurile materiale aflate în gestiune (cu valoare mică).
2. Soluția ERP trebuie să fie capabilă atât să genereze automat coduri de bare/QR, asociate unic fiecărui articol la momentul înregistrării acestuia în sistem, cât și să le citească ulterior prin scanare, pentru procese precum identificare, actualizare sau inventariere.

... afișează tot conținutul

1. Care sunt tipurile de operațiuni ce trebuie înregistrate (achiziții, vânzări, casări, schimburi, donații)?

... afișează tot conținutul

Tipurile de operațiuni sunt: Vânzări cu generarea documentelor de casă (în cazul achitărilor în numerar) și documentelor contabile (în cazul decontărilor prin sisteme de plăți (instant sau decontări pe bază brută sau netă)) cu reflectarea la venituri.

... afișează tot conținutul

1. Care sunt instituțiile de stat către care se transmit aceste rapoarte și care sunt aplicațiile web specifice pentru transmitere?
2. Există formate electronice standardizate (ex. XML specific) pentru aceste rapoarte?

... afișează tot conținutul

1. Instituțiile de stat către care se transmit aceste rapoarte sunt: Serviciul Fiscal de Stat, Biroul Național de Statistică;
Aplicațiile web specifice pentru transmitere sunt: www.sfs.md.
2. Da, există formatul electronic – XML, CSV

... afișează tot conținutul

1. Care este procedura internă pentru primirea numerarului de la producător?

... afișează tot conținutul

Procedura internă aferentă primirii numerarului de la producător în partea ce ține de ERP se referă doar la reflectarea plății aferente producerii numerarului și înscrierea acestuia în cont de extrabilanț.

... afișează tot conținutul

1. Care este structura detaliată a articolelor și elementelor de cheltuieli/venituri pentru Bugetul Administrativ Fix?
2. Cum se aprobă revizuirile periodice?

... afișează tot conținutul

1. Structura Bugetului administrativ fix la nivel de articol se reglementează prin acte normative interne si nu se modifică decât prin hotărârea managementului (Consiliu de supraveghere) - ultima modificare în anul 2016. Structura bugetului administrativ fix este disponibila pe pagina web oficiala la următorul link: Banca Națională a Moldovei |
Articolele de buget sunt divizate în subarticole și elemente de venituri/cheltuieli (linii de buget), care, dacă apare necesitatea, pot fi ajustate anual în dependență de necesitățile identificate pentru anul bugetar.
Astfel, este necesar ca sistemul să permită crearea de linii de buget noi și modificarea mapării acestora in fiecare an bugetar, până la aprobarea acestuia.
Structura detaliată pe elemente detaliate (dezagregate la cel mai mic nivel) va fi prezentată în cadrul procedurii de analiză și design.
Se vor ajusta unele elemente după modulul de bugetare standardizat al dezvoltatorului (bazat pe experiența similară a entităților financiare sau similare după dimensiune și activitate).

2. Revizuirile periodice la nivel de articol din buget se efectuează doar în baza unei hotărâri a managementului (Consiliu de supraveghere). Revizuirile in interiorul articolului de buget – se efectuează in baza unei note de rectificare inițiate de subdiviziunea responsabila de gestionarea sumei planificate și aprobată de management (membru Comitet executiv).

... afișează tot conținutul

1. Care este structura articolelor și elementelor pentru Alocațiile pentru Investiții?
2. Cum se definesc și urmăresc sursele de finanțare multianuale?

... afișează tot conținutul

1.Structura Alocațiilor pentru investiții la nivel de articol se reglementează prin acte normative interne si nu se modifică decât prin hotărârea managementului (Consiliu de supraveghere) - ultima modificare în anul 2016. Structura alocațiilor pentru investiții este disponibila pe pagina web oficiala la următorul link: Banca Națională a Moldovei |
Articolele din Alocații pentru investiții sunt divizate în sub articole și elemente de investiții capitale care, sunt definite anual în dependență de necesitățile de investiții capitale identificate.
Astfel, este necesar ca sistemul să permită crearea de elemente noi și modificarea mapării acestora in fiecare an bugetar, până la aprobarea acestora.

Structura detaliată pe elemente detaliate (dezagregate la cel mai mic nivel) va fi prezentată în cadrul procedurii de analiză și design. Se vor ajusta unele elemente după modulul de bugetare standardizat al dezvoltatorului (bazat pe experiența similară a entităților financiare sau similare după dimensiune și activitate).

2. Alocațiile pentru investiții cuprind într-un articol separat sumele aprobate în calitate de sursă de finanțare pentru contracte (de investiții capitale sau cheltuieli curente administrative) ce se planifică a se încheia pe parcursul anului bugetar, dar a căror executare (livrare/ prestare) urmează parțial sau total în anii următori celui bugetar – în scopul asigurării conformității cu prevederile Legii 131/2015 privind achizițiile publice.

... afișează tot conținutul

1. Care este configuratia structurii bugetare variabile?
2. Cum vor fi colectate și actualizate datele pentru aceste variabile în ERP
3. Ce metodă de prognoză se va utiliza

... afișează tot conținutul

1. Bugetul variabil este structurat pe categorii de instrumente de investiții /de politică monetară – nu există o structură aprobată. În principal, coincid cu structura claselor de venituri si cheltuieli prevăzute in planul de conturi. Sistemul trebuie să permită ajustarea acestuia de la o perioadă la alta (an bugetar).
2. Actualizarea datelor prognozate se va face in baza datelor primite de la subdiviziuni responsabile de prognoza cu completarea directa in ERP. Completarea datelor efective se va asigura prin importare din CBS.
3. Prognoza bugetului operațional variabil se efectuează considerând ratele de politică monetară prognozate pentru anul bugetar, structura/soldul portofoliul, inclusiv evoluția acestuia în prognoză, datele istorice, alte date.
Structura detaliată pe elemente detaliate (dezagregate la cel mai mic nivel) va fi prezentată în cadrul procedurii de analiză și design. Se vor ajusta unele elemente după modulul de bugetare standardizat al dezvoltatorului (bazat pe experiența similară a entităților financiare sau similare după dimensiune și activitate).

... afișează tot conținutul

1. Ce structură au datele bugetare transmise de departamente (ex. centre de cost, linii bugetare, conturi contabile, perioade)?
2. Sub ce formă sunt transmise datele – fișiere Excel, interfață web, aplicație dedicată, alte formate
Intelegem ca doar datele aferente executării bugetelor urmează a fi preluate din Cartea mare, prin interfaţarea dintre aplicaţiile CBS şi ERP pentru bugetul operațional variabil.

... afișează tot conținutul

1. Prognoza/planificarea se face la nivel de linie de buget (element de cheltuiala/venit) in valuta originala, pentru un an bugetar divizata pe trimestre, cu completarea obiectivului strategic la care se referă, după caz, și argumentarea necesității planificării si/sau modalitatea de estimare. Liniei de buget îi este atribuit un cont contabil analitic, subdiviziunea responsabil și beneficiară/e.
2. La moment, prognozele/propunerile de buget se prezintă în fișiere excel care sunt compilate ulterior de managerul de buget si introduse in aplicație separata pentru evidenta ulterioara privind executarea acestuia (aplicația utilizata doar pentru bugetul variabil operațional si bugetul administrativ fix; alocațiile pentru investiții se gestionează în totalitate în excel).
Se urmărește ca sistemul informatic ce urmează a fi implementat sa permită completarea datelor enumerate direct in modulul Buget.
Da, datele efective privind executarea bugetelor se completează automat in baza datelor din Cartea mare, prin interfațarea dintre aplicațiile CBS si ERP – pentru bugetul operațional variabil.

... afișează tot conținutul

1. Rog exemple de formate standard pentru introducerea datelor pentru planificarea bugetului

... afișează tot conținutul

Soluția solicitată urmează să fie structurată după modele de procese, module și conținuturi care vor conține cel puțin datele de mai jos (utilizate la moment), totodată vor încorpora cerințele din sisteme performante de bugetare și gestiune resurse:
- Nr. d/o;
- Nr. cont analitic;
- Tip buget (Admin, CAPEX, Operațional);
- Articol buget;
- Denumire element de buget;
- Activul aferent (față de care se aplică bugetare – după caz);
- Proiect (dacă e cazul);
- Cost centrul (dacă diferă departament);
- Coloane dedicate pentru completarea sumelor prognozate/planificate per trimestru pentru fiecare valuta;
- Suma totala prognozata/planificata (ce însumează sumele trimestriale planificate recalculate in MDL in baza cursului mediu valutar prognozat per trimestru);
- Sold stoc la 01 ianuarie;
- Sold neexecutat contract în derulare la finele anului precedent;
- Valoare contracte ce urmează a fi încheiate.

Suma totala planificata = Sold stoc + sold neexecutat contracte + valoare contracte ce urmează a fi încheiate.

- Detaliile privind modul de estimare a valorii bugetate/prognozate și, în cazul bugetului administrativ fix si alocațiilor pentru investiții - argumentarea necesității planificării;
- Nr obiectivului strategic – daca poate legat;
- Subdiviziunea responsabilă/subdiviziunile beneficiare.

După aprobare - > linia creată, alocată la planul de achiziție.

... afișează tot conținutul

1. Cum se face traducerea obiectivelor în bugete operaționale și investiționale ?

... afișează tot conținutul

Descrierea de mai jos este exemplul utilizat de BNM la moment, dar soluția solicitată poate să fie structurată după modele de procese, module și conținuturi de generații noi care vor acomoda cerința și prin alt flux.

Prin încărcarea și configurarea planului strategic detaliat in ERP cu numere de referință atribuite fiecărui obiectiv astfel, încât subdiviziunea responsabilă de planificare să poată selecta automat nr obiectivului strategic pentru fiecare linie de buget planificată – dacă poate fi aliniat unui obiectiv.
La fel, se acceptă corelarea planului strategic cu bugetul automat – în baza de anumite reguli predefinite pentru anumite articole/proiecte – daca sistemul va permite.

... afișează tot conținutul

1. Cum se vor gestiona modificările în structura articolelor de buget de la un an la altul, menținând comparabilitatea?

... afișează tot conținutul

Descrierea de mai jos este exemplul utilizat de BNM la moment, dar soluția solicitată poate să fie structurată după modele de procese, module și conținuturi de generații noi care vor acomoda cerința și prin alt flux care deja este în sistemul ofertat.
Pentru a menține comparabilitatea datelor bugetare între ani:
- Toate articolele de buget vor fi codificate într-un nomenclator master, menținut la nivel central si imposibil de ajustat de la o perioada la alta;
- La etapa de inițiere a procesului de elaborare a bugetului, se va duplica structura bugetului actual cu posibilitatea de completare cu linii bugetare suplimentare, cu marcarea altor elemente nerecurente ca inactive
ERP-ul trebuie să susțină raportare multi-anuală standardizată, pe baza acestor mapări.

... afișează tot conținutul

1. Cum funcționează în practică cele două metode?

... afișează tot conținutul

Bugetul este construit pornind de la fiecare unitate structurala din cadrul entității, care comunică propriile necesități bugetare, justificate pe baza activităților planificate. Aceste propuneri sunt apoi consolidate de subdiviziunea responsabilă de bugetare si gestionarea surselor aprobate.
Metoda de sus în jos – la nivel de organizație se stabilesc anumiți indicatori minimi sau maximi, care se redistribuie ulterior subdiviziunilor sau liniilor de bugetare.
Metoda de sus în jos poate aplica și ajustări în bugetul propus de subdiviziune în faza de reconciliere și balansare la indicatorii stabiliți la nivel de organizație.

... afișează tot conținutul

1. Care sunt datele necesare pentru sistem ref la fiecare " ipoteza de lucru”?

... afișează tot conținutul

Rata inflației (medie anuală, pentru anumite sectoare) – estimarea per trimestru bugetar viitor; utilizată în estimarea sumelor bugetate;
PIB – valoarea nominala, rata prognozata de creștere; indicator utilizat pentru justificarea bugetului total, calculul indicatorilor relativi;
Costul resurselor – ratele de politica monetara, alte rate de referință, rata medii de finanțare prognozate; utilizate pentru estimarea bugetului variabil operațional;
Rata de schimb valutar – cursuri medii trimestriale prognozate (USD; EUR); utilizate pentru conversia sumelor planificate in valuta si pentru reevaluarea ulterioara a bugetelor la cursul actual.

În cazul în care răspunsul nu corespunde întrebării adresate, reveniți va rog cu detalii suplimentare privind datele de furnizat solicitate.
Rata dobânzii la nivel de portofoliu
Volumul activității (indicatorilor specifici) – active, datorii specifice.

... afișează tot conținutul

1. Cum se definește "riscul de depășire a bugetului" (ex. la atingerea unui anumit procent din valoarea bugetată)?

... afișează tot conținutul

Cu posibilitatea definirii a unui/ mai multe praguri de alerta:
- % din bugetul aprobat
- Daca rata lunară depășește media istorica cu un anumit %
- Trend prognozat mai mare decât cel bugetat etc
- Alte.

... afișează tot conținutul

1. Ce nivel de competențe tehnice se așteaptă de la utilizatorii care vor configura rapoarte ad-hoc?
2. Vor avea acces la toate câmpurile din baza de date sau la un set predefinit de date?

... afișează tot conținutul

Componenta de generare a rapoartelor trebuie să fie suficient de flexibilă pentru a permite configurarea de rapoarte ad-hoc de către două categorii de utilizatori, cu niveluri diferite de competențe tehnice. Utilizatorii non-tehnici trebuie să poată crea rapoarte printr-o interfață grafică intuitivă, folosind filtre, grupări și opțiuni de afișare simple, fără a necesita cunoștințe de interogare a bazelor de date. În același timp, utilizatorii cu profil tehnic vor avea posibilitatea de a construi rapoarte avansate, cu interogări complexe, transformări și agregări de date.
Accesul la date pentru configurarea rapoartelor va fi controlat, utilizatorii având vizibilitate doar asupra unui set predefinit de câmpuri, stabilit în funcție de rolurile și drepturile asociate.

... afișează tot conținutul

1. Cum se va asigura coerența datelor între Buget și Planul de achiziții în cazul actualizărilor paralele?
Situație tipică
- Bugetul este actualizat (rectificare) → dar planul de achiziții rămâne neschimbat
- Se introduc noi achiziții → fără actualizarea corespunzătoare a bugetului
- Două departamente modifică bugetul și planul în paralel

... afișează tot conținutul

Dacă în buget a avut loc o rectificare care vizează și planul de achiziție, să fie opțiunea automată de „Verificare și actualizare plan achiziții”. Sistemul va notifica persoana responsabilă din subdiviziunea de achiziții care va verifica și fie va accepta fie va respinge modificarea și în planul de achiziție.
Planul se modifică pe elemente și sume doar după ce se fac modificările în buget, nu poate fi situația inversă. Alte coloane din plan, care nu au legătură cu bugetul nu se vor corela cu bugetul, dar vor putea fi modificate distinct.
Fiecare departament (subdiviziune structurală) poate modifica doar bugetul său nu și bugetul altor subdiviziuni, respectiv, nu pot fi situații paralele.
Modalitatea de implementare a funcționalității de modificare a bugetului/planului de acțiuni: automatizată, cu notificare, reversare, aprobare, coordonare este necesară la nivel de sistem, astfel ca modificările între cele 2 să fie coerente și compatibile cu practicile și controalele interne între cele 2 documente și regulile principale în bugetare, achizițiilor și cost control (de ex. dacă o solicitare de majorare a planului de achiziții este efectuată, dar sistemul pe linia respectivă de buget sau cost centru alocat în planul de achiziții nu identifică resurse suficiente, atunci această modificare se respinge automat fie se escaladează la departamentul financiar pentru modificare de buget
alt exemplu: realocarea unei linii bugetare pe altă linie bugetară va declanșa automat modificarea planului de achiziții și în dependență de acțiunea selectată – va exclude poziția din planul de achiziții fie o va modifica, fie în cazul în care achiziția pe linia respectivă de buget deja s-a realizat și e angajată, va notifica managerul de buget despre imposibilitatea efectuări realocărilor și va declanșa notificări și fluxurile necesare;
alt exemplu: un buget suplimentar este primit pe parcursul anului pentru o achiziție, modificare de buget poate automat genera majorarea planului de achiziții, fie poate notifica despre disponibilitate de buget și dreptul de alocare a noilor resurse în planul de achiziții (în dependență de flux);
alt exemplu: o achiziție este inițiată, valoarea cotată este mai mare decât valoarea din planul de achiziție, subdiviziunea solicită majorarea planului și majorarea bugetului, prin indicarea sursei din același centru de cost și același tip de cheltuieli. În acest caz, sistemul aplică controalele setate (același centru de cost, aceeași linie bugetară și aceleași cheltuieli) și efectuează modificările automatizat la nivel de plan de achiziție și buget, cu notificare.
alt exemplu: Managerul de proiect solicită anularea poziției din planul de achiziții, Sistemul actualizează automat bugetul și eliberează fondurile alocate, modificarea este înregistrată în istoricul bugetar cu justificare și audit trail.
an alt exemplu: Din cauza variației cursului EUR/MDL, valoarea estimată pentru o achiziție de software trebuie actualizată sau se efectuează actualizarea trimestrială (la necesitate).
Flux: sistemul aplică regulile de ajustare predefinite (ex. % indexare trimestrială, la PAAP și buget). Se notifică automat utilizatorii și managerul financiar. Noua valoare este transmisă către sistemul de Achiziție și documentele aferente sunt marcate ca „revizuite”, spre aprobare.

... afișează tot conținutul

1. Cum se va realiza raportarea către Agenția Achiziții Publice (format, frecvență)?

... afișează tot conținutul

Informația a fost inclusă cu scop informativ, deoarece raportarea se face printr-o platformă națională. Important este doar ca soluția achiziționată să facă distincție între aceste categorii de achiziții.

... afișează tot conținutul