Achiziție - Achiziționarea sistemului informațional integrat de management intern al ODIMM

1. Referitor la Anuntul de participare, punctul 16. Scurta descriere a criteriilor privind eligibilitatea operatorilor economici care pot determina eliminarea acestora și a criteriilor de selecție; nivelul minim (nivelurile minime) al (ale) cerințelor eventual impuse; se menționează informațiile solicitate (DUAE, documentație): In tabel, punctul 2 Oferta, randul c.
c. Prezentarea versiunii DEMO* - a sistemului de management intern cu modulele disponibile la etapa depuneri conform caietului de sarcini. [..] *Operatorul economic va pregăti versiunea demo, iar autoritatea contractantă, în caz de necesitatea, va organiza o sesiune online cu reprezentanții operatorului economic care v-or explica particularitățile funcționale ale sistemului informațional
Va rugam sa confirmati intelegerea ofertantului ca se va pregati o prezentare a unei sesiuni demo online doar in situatia in care Autoritatea contractanta considera necesara clarificarea anumitor aspecte ale ofertei in decursul procesului de evaluare.

2. Referitor la Anuntul de participare, punctul 9. Cumpărătorul invită operatorii economici interesați, care îi pot satisface necesitățile, să participe la procedura de achiziție privind prestarea următoarelor servicii: Valoarea estimativă totală - Valoarea estimată fără TVA, lei - 2 000 000,00
Avand in vedere faptul ca ofertantul nu este rezident si nu detine cont in lei moldovenesti, va rugam sa acceptati plata in Euro:
- a contravalorii contractului
- a garantiei de participare la licitatie
- a garantiei de buna executie a contractului.

3. Referitor la Anuntul de participare, punctul 12. Termenii și condițiile de prestare solicitați: 30 zile calendaristice din data semnării contractului de prestare de servicii + 12 luni de garanție din data semnării actului de primire- predare pentru implementare a soluției.
Avand in vedere specificatiile caietului de sarcini si complexitatea proiectului de implementare dorit, va rugam sa acceptati prelungirea termenului de prestare a serviciilor de la:
„30 zile calendaristice din data semnarii contractului de prestare de servicii + 12 luni de garanție din data semnării actului de primire- predare pentru implementare a soluției”
La
„90 zile calendaristice din data semnarii contractului de prestare de servicii + 12 luni de garanție din data semnării actului de primire- predare pentru implementare a soluției.”

4. Referitor la Anexa nr. 24 – Modelul de contract, punctul 3. Prețul și condițiile de plată. „3.2. Suma totală a prezentului Contract, se stabilește în lei moldovenești și constituie: _________,00 lei (________________) lei, inclusiv TVA 0%”
Avand in vedere faptul ca ofertantul este din afara Republicii Moldova si nu detine cont in lei moldovenesti, va rugam sa acceptati plata in Euro de catre cumparator.

5. Referitor la Anexa nr. 24 – Modelul de contract, punctul 3. Prețul și condițiile de plată
Va rugam sa acceptati si plati pe etape de proiect, de exemplu:
- pe masura ce se livreaza licentele
- apoi o alta plata pentru prestarea serviciilor conexe livrarii licentelor
- o alta plata cu privire la achitarea anuala a mentenantei.

6. Referitor la Anexa nr. 24 – Modelul de contract, punctul 12. Dispoziții finale, 12.6.Prezentul contract este valabil până la 31 decembrie 2023.
Avand in vedere ca prestarea serviciilor aferente contractului sunt de scurta durata, va rugam sa precizati de ce valabilitatea contractuala este pana la finalul anului 2023?
7. Referitor la Anexa nr. 24 – Modelul de contract Va rugam sa acceptati modificarile si completarile realizate asupra modelului de contract anexat prezentei solicitari de clarificare – documentul „Propuneri revizuire Draft contract”. Completarile au fost evidentiate in document pentru o identificare mai rapida

8. Caiet de sarcini, Capitolul I: Principii generale. „Investiția va consta în achiziția unui sistem de modelare al proceselor operaționale cu flux electronic de documente, astfel: a) licență / licențe (pentru 100 de persoane) pentru componentele software;”
Va rugam sa precizati care este numarul de utilizatori pentru urmatoarele categorii:
- utilizatori cu rol de administrator
- utilizatori cu drept de scriere in sistem
- utilizatori cu drept de citire in sistem.

9. Caiet de sarcini, Capitolul I: Principii generale „În cadrul ODIMM este necesar să fie implementat SMI care va asigura atingerea următoarelor scopuri: a) managementul și evaluarea programelor și proiectelor (conform exemplului anexei 1);”
In cadrul documentatiei de atribuire, am identificat doua Anexe nr.1:
- Anexa nr.1 la Ordinul ministrului finanţelor
- Anexa nr. 1 la Documentația standard
Va rugam sa precizati la care din cele doua anexe faceti referire si la ce capitol/paragraf se poate regasi exemplul specificat in cerinta.

10. Caiet de sarcini, Capitolul I: Principii generale. „În cadrul ODIMM este necesar să fie implementat SMI care va asigura atingerea următoarelor scopuri: p) eficientizarea și transparentizarea procesului de gestionare a finanțelor;”
Cerinta este descrisa foarte sumar. Va rugam sa detaliati aceasta cerinta.

11. Caiet de sarcini, Capitolul II. Cerințe de funcționalitate. „Cerințele minime față de SMI sunt următoarele: 1) posibilitatea de extindere a numărului de pînă la 150 de utilizatori planificați.”
Va rugam sa precizati care este numarul total de utilizatori care se doreste a fi achizitionat.
Totodata va rugam sa precizati care este numarul de utilizatori pentru urmatoarele categorii:
- utilizatori cu rol de administrator
- utilizatori cu drept de scriere in sistem
- utilizatori cu drept de citire in sistem.

12. Caiet de sarcini, Capitolul II. Cerințe de funcționalitate. „3) posibilitatea de creare a unor procese noi privind gestionarea programelor și proiectelor (creare program, desemnare responsabil, elaborarea planului de acțiuni, setare indicatori, executare) (în conformitate cu exemplul din Anexa 1);”
In cadrul documentatiei de atribuire, am identificat doua Anexe nr. 1:
- Anexa nr. 1 la Ordinul ministrului finanţelor
- Anexa nr. 1 la Documentația standard
Va rugam sa precizati la care din cele doua anexe faceti referire si la ce capitol/paragraf se poate regasi exemplul specificat in cerinta.

13. Caiet de sarcini, Capitolul II. Cerințe de funcționalitate. „12) integrări directe cu MS Outlook;
Cerinta este descrisa foarte sumar. Va rugam sa detaliati aceasta cerinta.

14. Caiet de sarcini, Capitolul II. Cerințe de funcționalitate. „30) integrarea unui modul de HelpDesck;”
Va rugam sa precizati daca Autoritatea Contractanta detine un astfel de modul cu care aplicatia ofertata se poate integra sau se doreste ca oferta sa cuprinda si acest modul.

15. Caiet de sarcini, Capitolul II. Cerințe de funcționalitate, Subcapitolul 2.4. Cerințe privind transmiterea şi primirea documentului „d) scanarea documentelor pe suport de hârtie”
Va rugam sa precizati care este numarul utilizatorilor care vor realiza operatii de scanare care fac obiectul acestui proiect.
16. Caiet de sarcini, Capitolul V. Cerințe privind implementarea sistemului „b) instruirea utilizatorilor finali ai sistemului pentru un număr determinat de utilizatori.”
Va rugam sa precizati care este numarul utilizatorilor finali care vor fi instruiti.

17. Caiet de sarcini, Capitolul V. Cerințe privind implementarea sistemului, f) Mentenanța SMI
„2) Furnizorul trebuie să fie disponibil pentru recepționarea şi soluționarea cererilor de suport în regim de 8/5 (8 ore pe zi, 5 zile lucrătoare) 08.00 - 17.00, ora Chișinăului.
3) Mentenanța trebuie să fie asigurată prin respectarea următorului nivel de deservire:
- Deservirea Critică - 8/5, timp de reacție - 1 oră, timp de răspuns - 2 ore, timpul de remediere - 3 ore.
- Deservirea Standard - 8/5. Timpul de reacție trebuie să fie <4 ore după înregistrarea cererilor de suport. Timpul de răspuns (timpul minim pentru prezentarea unui scenariu de remediere a incidentului) nu trebuie să depășească 2 zile lucrătoare.”

Va rugam sa confirmati faptul ca timpii de interventie se suspenda in cazul in care erorile nu tin de solutia ofertata ELO si tin de exemplu, de infrastructura hardware a clientului.
Avand in vedere faptul ca se oferteaza software si nu hardware, va rugam sa acceptati revizuirea termenelor astfel:
„2) Furnizorul trebuie să fie disponibil pentru recepționarea şi soluționarea cererilor de suport în regim de 8/5 (8 ore pe zi, 5 zile lucrătoare) 08.00 - 17.00, ora Chișinăului.
3) Mentenanța trebuie să fie asigurată prin respectarea următorului nivel de deservire:
- Deservirea Critică - 8/5, timp de reacție - 1 oră, timp de răspuns - 2 ore, timpul de remediere - 8 ore.
- Deservirea Standard - 8/5. Timp de reacție - 8 ore după înregistrarea cererilor de suport. Timpul de răspuns (timpul minim pentru prezentarea unui scenariu de remediere a incidentului) nu trebuie să depășească 4 zile lucrătoare.”

... afișează tot conținutul

1. Nu. Toți vânzătorii vor prezenta versiunea DEMO prin link și cont direct la sistem pentru demonstrație care din funcționalități conform caietului sarcini sunt deja existente și care urmează a fi introduse:
- Managementul documentelor.
- Un flux de management al programelor conform exemplului din anexa nr 1 (Modelul de flux pentru managementul programelor);
2. Menționăm că prezentul anunț, precum și legislația în domeniu, nu interzice propunerea ofertelor în altă valută liber convertibilă (Euro/USD), în cazul în care ofertantul nu este rezident.
Totodată, în cazul în care oferta va fi depusă într-o valută liber convertibilă (Euro /USD), la evaluarea ofertelor va fi folosit cursul BNM din data depunerii ofertei, conform anexei nr. 7 din documentația de atribuire;
3. Se acceptă parțial
până la 25.05.2022 + 12 luni de garanție din data semnării actului de primire- predare pentru implementare a soluției;
4. Acceptat (modificat conform Documentației de atribuire);
5. Având în vedere că plata finală nu poate fi acceptată mai târziu de data 25.05.2022, etapizarea poate fi executată doar ținând cont de condiția sus menționată;
6. Serviciile de mentenanță vor fi executate pe o perioada de 12 luni după prestarea livrabilelor pentru SIM, perioada de valabilitate a contractului acoperă și timpul necesar pentru prestarea serviciilor sus-menționate;
7. La analiza modificărilor propuse pe modelul de contract, acceptam parțial modificările si completările realizate, conform documentației de atribuire;
8. Utilizatori cu rol de administrator - 5
Utilizatori cu drept de scriere in sistem - 95
Utilizatori cu drept de citire in sistem - 0;
9. Conform Anexei 1 la Caietul de sarcini (Modelul de flux pentru managementul programelor);
10. Cerința se referă la conexiunea 1C și eficientizarea procesului de gestionare a proiectelor și programelor. Totodată SMI urmează să ofere posibilitatea de generare a rapoartelor privind distribuția și utilizarea resurselor financiare;
11. Se propune achiziționarea licență / licențe (pentru 100 de persoane) pentru componentele software;
Cerința este pusă pentru sistem să mențină pînă la 150 de utilizatori în cazul că ODIMM își mărește numărul de angajați;
12. Conform exemplului din Anexa nr 1 la Caietul de sarcini (Modelul de flux pentru managementul programelor);
13. Sistemul să permită să încarce documentele din MS Outlook direct in flux.
Să notifice pe MS Outlook despre indicațiile primite, primirea și modificările sarcinilor;
14. La etapa actuală nu este un sistem de ticketing, ne dorim modelarea unor fluxuri care ar permite rezolvarea cererilor de HelpDesck;
15. Toți 100 de utilizatorii trebuie să aibă dreptul de a scana documente și de a le introduce în sistem;
16. Este necesar organizarea a 2 tipuri de instruiri:
1. Una generală pentru toți angajații privind utilizarea sistemului
2. Instruiri avansate pentru 5 persoane cu drept de administrare a sistemului;
17. Confirmam înțelegerea ofertantului si acceptam revizuirea termenelor de mentenanța propuse;

... afișează tot conținutul

Pentru pregatirea Garantiei pentru oferta, institutia bancara ce ne va emite garantia ne precizeaza urmatoarele:
1. nu se precizeaza in textul formularului Garantiei pentru oferta ca cererea de plata/ executarea Garantiei sa fie facuta prin banca corespondenta care sa certifice autenticitatea semnaturilor in cazul in care prezentarea se face letric;
2. nu se precizeaza in text ca scrisoarea expira la returnarea Garantiei pentru oferta in original;
3. formatul Garantiei pentru oferta propusa in documentatia de atribuire, nu se supune Regulilor Uniforme pentru Garantii la Cerere ‘URDG758’
4. nu se precizeaza in text ca cererea de executare in original trebuie sa ajunga pe suport hartie la ghiseele bancii pana cel tarziu la data expirarii;
5. In continutul formularului Garantiei de oferta, va rugam sa eliminati paragraful: "Prezenta oferta ramane valabila pentru perioada de timp specificata in Anexa nr. 2 Anuntul de participare, incepand cu data limita pentru depunerea ofertei, in conformitate cu Anexa nr. 2 Anuntul de participare, si ramane obligatorie si poate fi acceptata in orice moment pana la expirarea acestei perioade". Solicitam eliminarea paragrafului pentru ca acestea sunt detalii care clarifica modalitatea de calcul a scadentei garantiei pentru oferta si nu ar trebui sa fie completate in continutul garantiei.
Avand in vedere acestea, va rugam sa acceptati modificarea modelului Garantiei pentru oferta astfel incat sa respecte precizarile de mai sus.

... afișează tot conținutul

La clarificările solicitate vă comunicăm următoarele:
Conform LP131/2015 privind achizițiile publice, Art. 68, alin.(2):
Documentația de atribuire poate stipula cerinţele autorităţii contractante faţă de admisibilitatea emitentului garanţiei pentru ofertă sau a părţii care o confirmă, în cazul existenţei acesteia, faţă de forma şi condiţiile garanţiei pentru ofertă. Autoritatea contractantă nu va respinge oferta pe motiv că garanţia a fost prezentată de un emitent străin, dacă acest fapt nu vine în contradicţie cu legislaţia, cu condiţia că garanţia pentru ofertă şi emitentul corespund cerinţelor stipulate în documentația de atribuire.
Totodată Forma garanției pentru ofertă este impusă prin ordinul ministrului finanţelor nr.115 din 15 septembre 2021, parte a documentației de atribuire.
În același timp, în cazul în care întâmpinați dificultăți pentru prezentarea garanției pentru ofertă conform solicitărilor din anunțul de participare pct. 16, sumbct. 5, a), puteți recurge la varianta b), menționăm că autoritatea contractantă nu va suporta cheltuielile de transfer și restituire o resurselor financiare care vor constitui garanția pentru ofertă.

... afișează tot conținutul

• Capitolul 5 – să vă asigurați că în caietul de sarcini vor fi menționate standardele impuse pentru bunurile care vor fi livrate; în lipsa acestei informații din caietul de sarcini, vă rog solicitați clarificare (comentariu valabil și pentru pct. 6.1. lit. c);
• Art. 6.1. li. d – la ce perioadă ne referim?
• Art. 8.1. și 8.2. lit. c – ce se înțelege prin motive neprevăzute și datorită unor conjuncturi economice? Se referă la impreviziune?
• Art. 9.6. - În cazul devierii de la calitatea confirmată prin certificatul de calitate întocmit de organizația independentă neutră sau autorizată în acest sens, cheltuielile pentru staționare sau întârziere sunt suportate de partea vinovată. La ce cheltuieli de staționare / întârziere se referă? Mie nu mi-e clar acest articol, în contextul întregului capitol 9.

... afișează tot conținutul

1. În capitolul 5 sunt formulate diferit de textul descris în mesaj, iar standardele care urmează a fi respectate sunt menționate în caietul de sarcini, rog să-l studiați.
2. pct. 6. 1. lit. c), Care cerințe din caietul de sarcini nu sunt clare? Defapt caietul desarcini în întregime descrie partea tehnicăși sarcinile solicitate.
3. Perioada de folosință a bunurilor livrate/serviciilor prestate;
4. Art. 8.1. și 8.2. lit. c) Reiese din capitolul 7 Impediment justificator, și Codul civil al Republicii Moldova, capitolul V, ăn special Art. 904.
Vă atenționez că prezentul contract este elaborat conform modelului și în conformitate cu Ordinul MF 115/2021 și a legislației Republicii Moldova, deasemenea, vă sugerăm să consultați resursele juridice, în cazul în care au rămas întrebări de deescriere a punctelor contractuale.

... afișează tot conținutul

1. Punctul q de la sectiunea 3.3 nu este clar in sensul lipsei parametrilor: permite inițierea fluxurilor Ad-hoc de colaborare și avizare / aprobare de tip serial și paralel, cu următorii parametri

2. Punctul w de la sectiunea 3.3 necesita detaliere „permite marcarea fluxurilor ca citite/necitite” . In sistem se poate vedea exact in ce stadiu suntem cu un proces. Ce inseamna flux necitit/citit ?

3. Punctul b de la sectiunea 3.6 necesita reformulare: „univocitatea interpretării elementelor de dirijare”

4. Punctul k de la sectiunea 4.1 necesita prezentarea detaliata a intelegerii ODIMM asupra „gestionarii indecșilor și a formularelor de indexare”;

... afișează tot conținutul

1. Q. permite inițierea fluxurilor Ad-hoc de colaborare și avizare / aprobare de tip serial și paralel, cu următorii parametri:
a) număr nerestricționat de niveluri,
b) specificarea priorității fluxului,
c) configurarea escaladărilor pe baza unui timp de declanșare (zile / ore / minute)
d) excludere weekenduri si a zilelor libere legale pe bază de calendar configurabil
Următoarele 4 puncte se referă la punctul q, va fi modificat în caietul de sarcini.
2. Se referă la posibilitatea de a marca fluxurile care au fost vizualizate sau nu și posibilitatea de marcat ca necitit în cazul că a fost deschis din întîmplare.
Ex. mesajele sau notificările primite noi vor fi accentuate, cele vizualizate fără accentuare și posibilitatea de marcare înapoi drept necitite.
3. Rămîne neschimbată, este o cerință generală față de fiabilitatea sistemului.
4. Rămîne neschimbată, este o cerință generală față de fiabilitatea sistemului.

... afișează tot conținutul

1. Ce se intelege prin realizarea realizarea integrarilor prin intermediul designer-ului grafic de la punctul:

j) realizarea interfețelor de utilizare, integrarea, crearea regulilor de proces, a fluxurilor de lucru și a rapoartelor să fie posibilă prin intermediul designer-ului grafic și să permită ODIMM să realizeze definiri complete fără necesitatea de programare, scriere de cod, scripting, pseudocod

2. Care este modul in care se vrea sa se intample utilizarea semnaturii electronice de catre aplicatie?

3. Ce formate de documente se semneaza electronic?

... afișează tot conținutul

1. Se presupune că sistemul are o interfață simplă care permite crearea regulilor de proces, a fluxurilor de lucru și a rapoartelor să fie posibilă fără necesitate de programare, scriere de cod, scripting, pseudocod.
2. Utilizarea semnăturii electronice pentru:
1. Autentificare în sistem (serviciul MPass)
2. Coordonarea și semnarea documentelor electronice direct in sistem.

3. Documentele electronice se semnează doar in .PDF

... afișează tot conținutul